Propósito
ICS es una empresa de gestión de conferencias y asociaciones. Las asociaciones nos contratan para que les prestemos apoyo de secretaría y para que planifiquemos íntegramente conferencias de ámbito internacional.

El objetivo de esta declaración de privacidad es informarle de los tipos de datos personales que International Conference Services Ltd. o las filiales de ICS (ICS) recopilan, utilizan, almacenan o transfieren y por qué.

Datos personales
Los datos personales son cualquier información que pueda servir para identificarle, como su nombre, correo electrónico, cargo, número de teléfono o profesión.

¿Qué información recoge ICS y por qué?
ICS recoge la información personal necesaria para la gestión de asociaciones, conferencias y eventos. Los tipos de información más comunes que recopilamos son: nombres, direcciones de correo electrónico, direcciones IP, otros datos de contacto, profesión, cualificaciones, respuestas a encuestas, requisitos dietéticos, fotos, información sobre tarjetas de crédito, información fiscal, copias del pasaporte o del documento de identidad, presupuestos, etc.

La información se utiliza para procesar su inscripción, tomar el pago, gestionar sus vuelos y/o alojamiento, gestionar las reservas de vuelos, organizar las comidas con los suministros apropiados de alimentos para diversas necesidades dietéticas, comunicarse con usted sobre otros eventos auxiliares, obtener comentarios, proporcionar informes al anfitrión de la conferencia e informarle de futuras conferencias.

Base jurídica para el tratamiento de los datos personales

1. Cumplir con las obligaciones contractuales de ICS:
   1. Para facilitar y procesar las transacciones que tienen lugar en nuestros sitios web, como cuando se inscribe en una conferencia;
   2. Para procesar su afiliación y darle acceso a sus derechos de afiliación.
2. Para satisfacer los intereses legítimos de usted y de nuestros terceros:
   1. Invitarle a una conferencia organizada por una asociación en la que haya manifestado su interés;
   2. Para garantizar que no se le omita la información sobre eventos especializados.
3. Cuando usted nos da su consentimiento:
   1. Publicar su nombre en la lista de delegados en el sitio web y en el libro del programa;
   2. Compartir su información personal con los expositores y patrocinadores de la conferencia.
4. Para los fines que pueda exigir la ley.
5. Para responder a las solicitudes del gobierno, de un tribunal de justicia o de las autoridades policiales que realizan una investigación.

¿Cómo recoge ICS la información personal?
ICS recoge información personal directamente cuando usted nos la proporciona.

ICS recoge información personal cuando usted nos la proporciona al inscribirse en un evento, al suscribirse a un boletín de noticias, a una lista de correo electrónico, al visitar nuestros sitios web, al enviar comentarios, al participar en un concurso, al rellenar una encuesta o al enviarnos una comunicación.

¿Qué información se recoge de terceros?
Las organizaciones anfitrionas de los congresos pueden compartir con la ICS las listas de afiliados y de delegados de congresos anteriores para que la ICS pueda informarles de los próximos congresos.

¿Quién tiene acceso a su información y a quién se la divulga?
Podemos revelar datos personales a las siguientes partes:

1. Empresas del Grupo ICS;
2. Organizaciones de acogida;
3. Contratistas - que apoyan a ICS en nuestra prestación de servicios;
4. Procesadores de pago - para permitir que se realice el pago;
5. Hoteles y agencias de viajes: para reservar su alojamiento o sus vuelos;
6. Especialistas en gestión de resúmenes: para gestionar el proceso de presentación y revisión de resúmenes;
7. Software de marketing: para proporcionarle información sobre la conferencia y la asociación;
8. Expositores y patrocinadores: a los que usted consiente específicamente que compartan sus datos.

No compartimos su información entre clientes. Por ejemplo, si se inscribe en una conferencia organizada por una asociación, no compartiremos su información con otros clientes que organicen otras conferencias, aunque el tema sea similar.

¿Dónde transferimos y almacenamos su información personal?
ICS tiene oficinas en Canadá, Estados Unidos, Austria y el Reino Unido, por lo que sus datos serán tratados en estos países. Podemos revelar sus datos a destinatarios fuera de donde tenemos oficinas, como al país donde se celebra la conferencia, o donde residen nuestros contratistas, como España, Francia o Australia. Nos preocupamos por trabajar con terceros que mantengan normas adecuadas de cumplimiento de la seguridad de los datos.

¿Cómo mantenemos segura su información personal?
Almacenamos la información personal en servidores seguros gestionados por nosotros y nuestros proveedores de servicios, y a veces en archivos impresos que se guardan en una ubicación segura en Canadá, Estados Unidos y el Reino Unido. La información personal que almacenamos o transmitimos está protegida por controles de acceso, como el nombre de usuario y las contraseñas, el acceso concedido sólo a aquellos que necesitan saberlo y la codificación cuando es posible.

¿Cuáles son sus opciones de marketing?
Cuando tenemos su consentimiento para hacerlo (por ejemplo, si se ha suscrito a una de nuestras listas de correo electrónico, se ha inscrito en una de nuestras conferencias o ha indicado que está interesado en recibir información de nosotros), le enviamos comunicaciones de marketing por correo electrónico sobre los eventos en los que ha expresado previamente su interés. Si prefiere no recibir estas comunicaciones en el futuro, puede darse de baja utilizando la función de "cancelación de la suscripción" que aparece en la propia comunicación.

También tiene opciones sobre las cookies, como se describe a continuación. Al modificar las preferencias de su navegador, puede elegir entre aceptar todas las cookies, recibir una notificación cuando se instale una cookie o rechazar todas las cookies. Si elige rechazar las cookies, es posible que algunas partes de nuestros Sitios no funcionen correctamente en su caso.

¿Qué son las cookies?
Para más información sobre las cookies, consulte http://www.allaboutcookies.org.

Mientras navega por nuestro sitio web, se colocan cookies publicitarias en su ordenador para que podamos entender lo que le interesa. Nuestro socio de publicidad gráfica nos permite entonces presentarle publicidad en otros sitios basada en su interacción anterior con www.lalca2023.iaslc.org. Las técnicas que emplean nuestros socios no recogen información personal como su nombre, dirección de correo electrónico, dirección postal o número de teléfono, ni compartimos esta información directamente con ellos. Puede visitar esta página para excluirse de la futura publicidad dirigida.

Si está conectado a su cuenta, algunos de estos datos podrían estar asociados a su cuenta. Nos referimos a los siguientes tipos de datos:

• su dirección IP o la del servidor proxy;
• el nombre de dominio que ha solicitado;
• el nombre de su proveedor de servicios de Internet a veces se captura dependiendo de la configuración de su conexión ISP;
• la fecha y la hora de su visita al sitio web;
• la duración de su sesión;
• las páginas a las que ha accedido;
• el número de veces que accede a nuestro sitio en un mes;
• la URL del archivo que se mira y la información relacionada con él;
• el sitio web que le remitió a nuestros Sitios; y
• el sistema operativo que utiliza su ordenador.

Ocasionalmente, utilizaremos empresas publicitarias de terceros para publicar anuncios basados en visitas anteriores a nuestros sitios web. Por ejemplo, si usted visita nuestros sitios web, es posible que más adelante vea un anuncio de nuestros eventos cuando visite un sitio diferente.

¿Y si ya ha compartido información con otros?
Si pones tu información personal a disposición de otras personas, no podemos controlar ni aceptar la responsabilidad de la forma en que utilizarán o gestionarán esos datos. Hay muchas maneras de proporcionar información a otras personas, como cuando publica un mensaje en un foro, comparte información a través de las redes sociales o se pone en contacto con otro usuario (por ejemplo, un autor externo), ya sea a través de nuestros sitios o directamente por correo electrónico. Antes de poner su información a disposición del público o de darla a otra persona, piénselo bien. Si da información a otro usuario a través de nuestros Sitios, pregúntele cómo va a manejar su información. Si comparte información a través de otro sitio web, consulte la política de privacidad de ese sitio para conocer sus prácticas de gestión de la información, ya que esta política de privacidad no será aplicable.

Consentimiento
Al aceptar este aviso de privacidad, usted consiente que ICS procese sus datos personales para los fines indicados. Puede retirar su consentimiento en cualquier momento seleccionando "cancelar la suscripción" en los correos electrónicos que reciba de nosotros, o enviando un correo electrónico a privacidad en icsevents.com.

¿Cuánto tiempo conserva ICS sus datos?
ICS conservará su información personal durante el tiempo necesario para prestarle los servicios y para cumplir con nuestras obligaciones legales. Por lo general, conservamos su información hasta el siguiente ciclo de conferencias, para poder informarle de su realización. Si no desea seguir recibiendo noticias nuestras, puede utilizar el mecanismo de cancelación de la suscripción que aparece en la parte inferior de cualquier correo electrónico de marketing. También puede solicitar un listado de los datos personales conservados o que éstos sean editados o borrados enviando un correo electrónico al responsable de privacidad de ICS a los datos de contacto que figuran a continuación.

Sus derechos como interesado
En cualquier momento en que ICS esté en posesión de sus datos personales o los procese, todos los interesados tienen los siguientes derechos:

• Derecho de acceso - tiene derecho a solicitar una copia de la información que tenemos sobre usted.
• Derecho de rectificación - tiene derecho a corregir los datos que tenemos sobre usted que sean inexactos o incompletos.
• Derecho al olvido - en determinadas circunstancias, puede solicitar que los datos que tenemos sobre usted se borren de nuestros registros.
• Derecho a la limitación del tratamiento - cuando se apliquen determinadas condiciones, usted tiene derecho a restringir el tratamiento.
• Derecho de portabilidad - tiene derecho a que los datos que tenemos sobre usted se transfieran a otra organización.
• Derecho de oposición - tiene derecho a oponerse a determinados tipos de tratamiento, como la comercialización directa.
• Derecho a oponerse al tratamiento automatizado, incluida la elaboración de perfiles - también tiene derecho a no ser objeto de los efectos jurídicos del tratamiento automatizado o de la elaboración de perfiles.

Si ICS rechaza su solicitud en virtud de los derechos de acceso, le daremos una razón de por qué, que usted tiene derecho a impugnar legalmente.

Si usted lo solicita, ICS puede confirmar qué información tiene sobre usted y cómo se procesa.

Para acceder a los datos personales que se conservan, será necesario identificarse
El ICS aceptará las siguientes formas de identificación cuando se solicite información sobre sus datos personales: una copia de su documento nacional de identidad, permiso de conducir, pasaporte, certificado de nacimiento y una factura de servicios públicos con una antigüedad no superior a tres meses. Se requiere como mínimo un documento de identidad con fotografía de los mencionados anteriormente y un documento acreditativo. Si el ICS no está satisfecho con la calidad, se puede pedir más información antes de entregar los datos personales.

Todas las solicitudes deben dirigirse a privacidad en icsevents.com.

Contacte con
Si desea presentar una queja sobre el tratamiento de sus datos personales por parte de ICS o de sus socios, tiene derecho a reclamar al responsable de privacidad de ICS en privacidad en icsevents.com.